1) Bisogna, in primo luogo, ricordare che le disposizioni del Codice civile, dopo la riforma del diritto societario del 2003, prevedono che lo statuto delle società possa consentire che le riunioni assembleari e quelle del consiglio di amministrazione possano tenersi anche mediante mezzi di telecomunicazione. In particolare, l’articolo 2370, comma 4, dispone che “lo statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica. Chi esprime il voto per corrispondenza o in via elettronica si considera intervenuto all’assemblea”.
Per quanto riguarda, invece, l’organo amministrativo, l’articolo 2388, comma 1, secondo periodo, C.C. stabilisce che “lo statuto può prevedere che la presenza alle riunioni del consiglio avvenga anche mediante mezzi di telecomunicazione“.
Nella prassi, gli statuti delle società che hanno inserito la possibilità di tenere le riunioni dell’assemblea e del consiglio di amministrazione anche mediante “mezzi di telecomunicazione” (che si esplicitano in audio o videoconferenze) prevedono la necessità che il Presidente ed il Segretario si trovino nello stesso luogo.
In deroga a tale principio, l’indicazione contenuta nel D.P.C.M. 8 marzo 2020, tenuto conto che è necessario in questo periodo evitare i contatti sociali e personali, consente di svolgere le riunioni assembleari e dell’organo amministrativo anche se il Presidente ed il Segretario non si trovino nello stesso luogo.
2) Con Massima “emergenziale” n. 187 del 11 marzo 2020 la Commissione Società del Consiglio notarile di Milano ha fornito chiarimenti circa l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (in audio o videoconferenza).
E’ legittima un’assemblea alla quale partecipino tutti i soggetti legittimati anche se collegati per videoconferenza, compreso il presidente dell’assemblea medesima. Solo il Notaio (o il segretario, nell’ipotesi in cui non sia richiesto l’intervento del primo) dovrà recarsi nel luogo di convocazione.
La massima trae spunto:
– dall’art. 1, comma 1, lettera q), del D.P.C.M. 8 marzo 2020, secondo il quale, in tutti i casi possibili, nello svolgimento di riunioni, vanno adottate modalità di collegamento da remoto, garantendo comunque il rispetto della distanza di sicurezza ed evitando assembramenti; e
– dalla natura giuridica del verbale assembleare come atto pubblico senza parti e pertanto dalla possibilità di essere redatto anche in assenza del presidente dell’assemblea, venendo sottoscritto dal solo Notaio (giusta la disgiuntiva “o” di cui al comma 1 dell’art. 2375 c.c.), anche non contestualmente allo svolgimento dell’assemblea.
Con l’emergenza Coronavirus le assemblee e i consigli di amministrazione possono tenersi mediante mezzi di telecomunicazione con riferimento a tutti i partecipanti alla riunione, compreso il presidente, a condizione che nel luogo in cui è stato convocato il consiglio di amministrazione o l’assemblea sia presente il segretario, ovvero il Notaio in caso di assemblea straordinaria.
La domanda a cui la massima dà una risposta è la seguente: qualora una società voglia procedere con un’assemblea a distanza, mediante mezzi di telecomunicazione, cosa accade se lo statuto prevede espressamente che presidente e soggetto verbalizzante si trovino nello stesso luogo di convocazione?
Secondo la Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano, bisogna anzitutto precisare che per tutti i partecipanti, ivi compreso il presidente, è possibile intervenire mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che la redazione del verbale, in forma pubblica, redatto da un notaio nella sua qualità di pubblico ufficiale, non sia contestuale ma avvenga in una fase successiva.
In tal caso, il presidente potrà quindi non trovarsi nello stesso luogo del notaio verbalizzante, in quanto le clausole statutarie che prevedono la compresenza fisica del presidente e del notaio nello stesso luogo di convocazione non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti attraverso mezzi di telecomunicazione, potendo il notaio redigere il verbale assembleare anche successivamente e solo con la sua sottoscrizione.
Il verbale, infatti, può essere sottoscritto dal solo notaio non essendo richiesta, a pena di invalidità, la sottoscrizione anche del presidente dell’assemblea.
La prassi notarile ha verificato in concreto la perfetta utilizzabilità del verbale postumo, anche senza la firma del presidente dell’assemblea. D’altro canto ritenere indispensabile l’intervento del presidente al solo fine di firmare il verbale redatto dal notaio attribuirebbe al primo un ruolo che nessuna norma gli attribuisce.
L’art. 2375 cod. civ. andrebbe quindi letto nel senso che la sottoscrizione del notaio è da considerarsi alternativa alla sottoscrizione del presidente.
Inoltre, l’art. 2379, comma 3, cod. civ. stabilendo che non si considera mancante il verbale sottoscritto dal solo notaio, suggerisce che il significato della sottoscrizione del presidente dell’assemblea non è quello di confermare la veridicità del contenuto del verbale ma di attestarne la riferibilità alla società, e a tal fine, è certamente sufficiente la sola sottoscrizione da parte del notaio quale pubblico ufficiale.
Quindi, dal momento che, non solo la Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano, ma anche lo stesso legislatore ritengono non indispensabile la firma del soggetto che presiede l’assemblea, si ritiene certamente possibile affermare che, in caso di assemblea svolta a distanza e in presenza di verbalizzazione non contestuale, il presidente possa essere dislocato in un luogo diverso rispetto a quello del notaio.
Il luogo di convocazione sarà, comunque, quello dove si troverà il notaio verbalizzante e non il domicilio del presidente.
La ragione che, in linea teorica, potrebbe richiedere la necessaria presenza del presidente e del notaio nel medesimo luogo, sarebbe solo l’esigenza di consentire al soggetto verbalizzante, vale a dire al notaio, un miglior controllo della veridicità delle dichiarazioni rese dal presidente. Tale criticità, tuttavia, è facilmente superabile con l’ausilio delle più moderne tecniche di video collegamento che consentono di documentare, con ragionevole certezza, lo svolgimento di fatti in luoghi diversi da quelli in cui si trova il notaio verbalizzante.
3) Si fa inoltre presente che secondo l’orientamento del Comitato Triveneto (massima H.B. 39) non è neppure necessaria che la possibilità di partecipazione all’assemblea per audio/video conferenza sia già prevista dal vigente statuto.
L’articolo 2370, comma 4, del Codice civile, quando afferma che «lo statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione», senza altro aggiungere, quindi senza disciplinare compiutamente le modalità di svolgimento di dette assemblee. non intende significare che il collegamento dei partecipanti si può effettuare solo quando lo statuto lo consente, ma va interpretato nel senso che lo statuto può regolamentare in vario modo lo svolgimento delle assemblee in audio-video conferenza, comunque consentite.
Pertanto, nelle società per azioni “chiuse”, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, deve ritenersi possibile l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale e che quindi sia garantita la possibilità di discussione e di partecipazione attiva.
Ove i mezzi di telecomunicazione siano previsti dall’avviso di convocazione, la società dovrà rispettare il principio di parità di trattamento dei soci.
Spetta al presidente dell’assemblea verificare il pieno rispetto del metodo collegiale, secondo principi di correttezza e di buona fede e, ove il collegamento sia predisposto dalla società, il rispetto della parità di trattamento dei soci.
Resta salva la possibilità per lo statuto di disciplinare diversamente la materia, anche in deroga alle regole della collegialità, e, fermo il diritto del socio di intervenire fisicamente in assemblea, è sempre possibile, con il consenso unanime dei soci, derogare alla regola statutaria (massima H.B.39).
In caso, poi, di riunione con mezzi di telecomunicazione per la quale siano stati predisposti dalla società più luoghi collegati nei quali i soci potranno contestualmente intervenire, e detti luoghi appartengano a fusi orari diversi, è necessario che si precisi per ciascun luogo della riunione il giorno e l’ora locale di convocazione (massima H.B.16).
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